Hoe organiseert u een goede (leden)bijeenkomst?
Rob en Immanuel wisten de aanwezigen te prikkelen met hun sessie over de nieuwe manier van bijeenkomsten organiseren. De eerste stap is om een (leden)bijeenkomst niet te zien als een eenmalig event maar als een continu proces met opvolging. Ook meer circulair werken was een onderwerp wat veelbesproken werd onder de deelnemers. Meer gebruik maken van social media & communities ter promotie en ondersteuning van een bijeenkomst staat op het netvlies van veel verenigingsprofessionals.

Goed voorbeeld doet goed volgen en daarom werden meerdere praktijkvoorbeelden ter inspiratie getoond. Uiteraard werd er ook ingegaan op de bijeenkomstenmodule van Livits, deze krijgt een update en de verbeteringen die aangebracht worden zijn alvast doorgenomen met de aanwezigen. Zij hebben een echte sneak preview gekregen!

Social Collaboration
De tweede parallel sessie van ronde 1 stond in het teken van samenwerken in online communities. Een online community kan de vereniging helpen om haar veranderende rol in de (nabije) toekomst te versterken. In 2020 is namelijk 75% van de beroepsgroep millennial en zij weten niet beter dan dat netwerken en kennis digitaal geraadpleegd en opgebouwd kan worden.

Communitymanagement-expert Peter Staal onthulde de deelnemers een aantal tips uit zijn dagelijkse praktijk als communitymanager. Een belangrijk advies is om klein te beginnen. Zo schept u realistische verwachtingen voor uzelf en de buitenwereld. Net als een vuurtje moeten de kooltjes gloeiend heet worden om het vuurtje te doen oplaaien.

Het werkt heel goed als u een groep enthousiaste medewerkers en leden (ambassadeurs) om u heen verzamelt. U kunt het werk verdelen en u zorgt al vanaf het begin voor een breder draagvlak. Zij kunnen bijvoorbeeld een rol spelen bij het onthalen en begeleiden van nieuwe leden (onboarding). Dit zorgt voor een warme ontvangst, waardoor de kans op herhaald bezoek groter is en de bezoekers steeds actiever worden. Het opstellen van een contentkalender kan daar ook aan bijdragen.

Het starten van een online community behelst dus veel meer dan het inzetten van een tool alleen; het zijn de mensen áchter de community en hun enthousiaste inzet die de community tot een succes maken!

Business Intelligence voor onderbouwende data-analyse
Data verzamelen, registreren, rapporteren, interpreteren en analyseren; dat zijn een hoop werkwoorden. Maar dat is wat we kunnen concluderen uit de sessie over Business Intelligence: er is werk aan de winkel!

Het begint met correcte data. Zijn ze up to date en volledig? Wat heb ik nodig om mijn organisatiedoelstellingen te kunnen toetsen? U start dus altijd met vaststelling van missie, visie en bijbehorende doelstellingen, zoals ook tijdens de sessie over de essentie van CRM besproken. Wanneer dat duidelijk is, weet u ook welke sturingsinformatie nodig is. En dan gaat u onderzoeken wat de kwaliteit is van de beschikbare data. Pas nadat relevante data wordt vastgelegd, kunt u business intelligence gaan toepassen.

Zoals we tijdens de BI-sessie concludeerden, gebruiken veel brancheorganisaties de beschikbare rapportages nu als controle op data. Maar worden ze ook al gebruikt voor controle op interne processen? Het voorbeeld van de contactregistratie illustreerde waar BI onder andere in voorziet.

Maar we kunnen veel verder gaan met BI. Omzetdoelstellingen op landelijk, regionaal en lokaal niveau worden getoetst en bijgestuurd, meerwaarde voor leden wordt duidelijk en trends worden zichtbaar. BI bevestigt of ontkracht uw onderbuikgevoel; vanaf nu weet u het zeker!

Toen we tijdens de sessie een rondje maakten om te vernemen met welke aankomende beslissingen organisaties worstelen, werd al snel duidelijk dat data-analyse hier een essentieel fundament in biedt. Maar hoe gaat u die data dan op een overzichtelijke manier ontsluiten, zodat ze op de juiste manier geïnterpreteerd worden? Hoe zorgt u ervoor dat u uw data op een dusdanige manier kunt presenteren, dat u als de ultieme kennisbank wordt gezien, zowel door leden als door de media? Qlik Sense zou hier zomaar het antwoord op kunnen zijn.

Een ding is zeker: data-analyse maakt hongerig. We hebben overduidelijk gezien dat de brancheorganisaties er graag hun tanden in zetten. Gaaf!

Website-optimalisatie
Veel web redacteurs zaten in de zaal bij de sessie van Marjolein en Sjoerd over website optimalisatie. Aan bod kwam o.a. de customer journey, hierin werd verteld hoe men zich moet inleven in de doelgroep van de website, om zo effectiever met de doelgroep te kunnen communiceren. Ook Google Analytics kwam aan bod en de deelnemers kregen meerdere praktische tips op dit vlak want er is hiermee zoveel mogelijk! Uiteraard bleven SEO en SEA niet achter.

Omdat er op dit vlak zoveel mogelijk is werden er door de aanwezigen veel vragen gesteld. Het wordt namelijk steeds belangrijker om online goed gevonden te worden en om op deze manier aantrekkelijker te worden als vereniging voor potentieel nieuwe leden.

Wis tenslotte HTTPS niet uit, u kunt als vereniging tegenwoordig niet meer achterblijven op het gebied van beveiliging van uw website en/of ledennet. Tel hier een nieuwe feature van Livits bij op, de Livits toolbar, waarmee u uw website/ledennet aan de “voorkant” voortaan kunt bewerken i.p.v. aan de achterkant en de aanwezigen liepen met veel nieuwe ideeën de deur uit.

Meer weten over deze nieuwe feature (Livits toolbar) of wilt u dieper ingaan op Google Analytics of mogelijkheden om uw website te optimaliseren? Stuur dan een mail naar sjoerd@ccigroep.nl en plan een aparte workshop voor uw medewerkers bij uw vereniging in!

De essentie van CRM
In de sessie ‘Essentie van CRM’ hebben Andrea en Martijn met ongeveer 24 deelnemers stil gestaan bij hoe de spelregels & afspraken rondom het gebruik van CRM en verbeterpunten in de processen rondom CRM tot stand komen. De invulling hiervan vraagt een bewuste aanpak, iets dat ook wel bleek uit de ervaringen van de deelnemers.

Een enkeling is al een aantal jaar geleden gestart met het opzetten van een CRM beleid, maar ziet nog steeds ruimte voor verbetering. Anderen pakten deze zaken rondom CRM nog erg onbewust en ad-hoc op.

Het was goed om te zien dat verschillende klanten hun ervaringen en meningen op dat vlak in de sessie naar voren brachten. Andrea en Martijn hebben laten zien wat de samenhang is tussen de verschillende strategische- en beleidsstukken, presenteerden een aanpak waarmee de vertaling naar een concreet CRM beleid gemaakt kan worden en gaven richting aan hoe dit te vertalen is naar de werkvloer. De deelnemers hadden voldoende ‘food for thought’. Wilt u met ons hier eens over schakelen? Neem dan contact met ons op.

Verslag inspiratiesessie
Tot slot sloten we af met een inspiratiesessie, oftewel met projecten van onze klanten waar we trots op zijn. Het doel van deze sessie was om de aanwezigen te inspireren door oplossingen die we collega verenigingen hebben geboden.

Er werd driftig meegeschreven terwijl de voorbeelden voorbijkwamen op het scherm, er zal ongetwijfeld een hoop verteld zijn waar u meer over zou willen weten. Neem contact met ons op en we komen graag langs om dieper op de voorbeelden in te gaan en wat het kan betekenen en opleveren voor uw vereniging.

Het feit dat er zoveel voorbeelden voorbij kwamen van andere verenigingen zorgde er mede voor dat veel klanten daarna onderling ook contact hebben gelegd. Want zeg nou zelf, om tafel zitten met een collega vereniging die ook gebruik maakt van hetzelfde software pakket als u, dat is toch prettig? Wij stimuleren deze contacten absoluut, niet alleen wij kunnen u adviseren, maar leren van elkaar is nog waardevoller!

Wij vonden het een zeer geslaagde dag, graag tot de volgende klantendag!

KHN, NVB, KNSB, NOC*NSF, ActiZ, VNA, KVNR, ZLTO, KNB, VGCt, Onderhoud NL, UNETO-VNI, Stichting ROM, NVVK, ABU en KNS bedankt voor jullie aanwezigheid en input!

Benieuwd naar alle foto’s? Ga naar onze FB pagina.