Customer journey of meetings

Een blog door Rob Eskes en Immanuel Verdaasdonk.

Elke vereniging heeft te maken met het organiseren van verschillende bijeenkomsten per jaar. Denk hierbij aan de ALV, het jaarcongres, opleidingen etc. Dit zijn de momenten dat u in contact komt met uw leden. Dan u kunt laten zien wat u als vereniging allemaal doet voor uw leden, uw leden in staat stelt om nieuwe kennis op te doen én te netwerken met hun collega leden.

In principe is het organiseren van een bijeenkomst geen rocket science. Maar waarom is de ene bijeenkomst heel succesvol met veel deelnemers en moet de andere bijeenkomst geannuleerd worden in verband met te weinig aanmeldingen? Vooral het tweede scenario wilt u voorkomen. Door de jaren heen is er vooral iets veranderd in de manier waarop deelnemers meegenomen worden in de reis naar, tijdens én na de bijeenkomst. Met andere woorden de customer journey van een bijeenkomst is veranderd. In deze blog leest u meer over deze ontwikkelingen.

Blog Rob & Immanuel 2


Lineair

In het verleden ontving u een uitnodiging per post, waarin gevraagd werd om u te in te schrijven voor een bijeenkomst. Zodra u dit gedaan had, bleef het langere tijd stil, totdat de organisator u kort vantevoren herinnerde aan het feit dat het bijna zover was. Uw volgende stap was deelname aan de bijeenkomst. Tot slot ontving u de enquête omtrent uw ervaringen en was het contact afgesloten tot aan de aankondiging van de volgende bijeenkomst.

Save the date (mail) – uitnodiging – registratie – bijeenkomst – evaluatie – volgende jaar opnieuw

Eerste indruk

Tegenwoordig bent u één van de vele partijen die een bijeenkomst organiseert. U kunt zelfs spreken over onderlinge concurrentie. Men ontvangt vele uitnodigingen per dag en ziet door de uitnodigingen de urgente mails niet meer. Niet te spreken over de afleidingen door social media en Pokemon Go. Kijkend naar deze invloeden, is het van belang dat u uw potentiële deelnemers mee op reis neemt. Die reis begint al bij de mededeling dat u hen attendeert met een ‘save the date’ boodschap. Met andere woorden, u krijgt geen tweede kans voor een goede eerste indruk. Een goed voorbeeld hiervan was het filmpje over het nieuwe concept/meeting ‘Content’ gemaakt door MPI Netherlands. Dit werd enorm gedeeld door mensen op social media.

Community

Het uitsturen van uw zeer ludieke ‘registreer je nu’ boodschap is in combinatie met het inzetten van social media een mooie start van de customer journey van de deelnemer. Het registreren moet voor uw leden geen complexe handeling zijn omdat u hen al goed kent. Op het scherm zien ze hun gegevens reeds ingevuld in de velden en met 1 druk op de knop zijn ze aangemeld.

U kunt de aangemelde personen opnemen in de community van de bijeenkomst. Idealiter beschikt u reeds over een online community omgeving waar u de deelnemers continu over de naderende bijeenkomst informeert. Tevens kunnen ze daar met elkaar in contact komen tot zelfs aan afspreken toe. Aan de organisator de schone taak om deze community levendig te houden met informatie over nieuwe sprekers, programma etc.

U kunt ook kiezen voor een responsive congreswebsite, zodat de deelnemers straks tijdens het congres direct alle informatie op hun mobile device kunnen bekijken. Allemaal manieren om uw deelnemers te informeren. En zij kunnen het weer delen met hun netwerk.

Bijeenkomst = verdienmodel

Zoals eerder vermeld wilt u uw leden laten zien waarom zij lid zijn van uw vereniging. Deelname aan de bijeenkomst kan voor hen tegen een sterk gereduceerd tarief of gratis. Daarentegen kunt u aan de niet-leden een vergoeding vragen. Voor hen dient de registratie tevens eenvoudig te zijn. U beschikt niet over hun gegevens, maar de betaling wilt u weer zo eenvoudig mogelijk maken.

Daarbij kunt u denken aan online betalen via iDeal. Gemakkelijk voor de inschrijver en u heeft direct het geld op uw rekening. Met als gevolg geen extra werk aan herinneringen etc. In de bevestiging stuurt u de factuur met de optie dat het bedrag van de contributie afgehaald wordt als men zich alsnog lid wilt worden van uw vereniging. Een mooie win-win situatie.

Innovatief

Terug naar de bijeenkomst. Want daar ligt uw volgende uitdaging om de aanwezigen te faciliteren in het opdoen van kennis én vooral de wijze waarop. Wees tijdens de sessies innovatief, zorg voor een goede interactie tussen de sprekers en de deelnemers. Denk hierbij aan een stem-app, zoals Kahoot (gratis versie). Of aan de opstelling van het podium of de duur van de presentaties (bijvoorbeeld de Tedx methodiek). Train en coach eventueel uw sprekers vooraf. Niet geheel onbelangrijk, voorkom saaie sessies waar bullets worden opgelezen. Voordat u het weet is de hele zaal bezig zijn mail te checken, Pokemons te zoeken of negatief over uw bijeenkomst aan het twitteren.

Verenigingssoftware


Netwerken

Naast het opdoen van nieuwe kennis, wil men graag mensen leren kennen en ervaringen uitwisselen. Anders hadden ze wel de webinar versie bijgewoond. Standaard zijn hier de pauzes voor geschikt, waarbij u de deelnemers proactief moet helpen om te netwerken. Dit kan u ook doen tijdens de sessies. Vraag bijvoorbeeld aan de sprekers om extra aandacht te besteden aan het maken van contact met het publiek. Daarnaast heeft u mooie tools die het netwerken vergemakkelijken. Informele momenten zijn vaak het meest geschikt om het netwerken te faciliteren. Bijvoorbeeld tijdens de borrel of organiseer een feest als u kiest voor een tweedaagse bijeenkomst. Dan ziet men hun collega’s eens niet in pak. Met een drankje en een hapje erbij kan het gesprek vervolgens niet over werk gaan. Laat staan als de voetjes van de vloer gaan. De volgende dag ziet men elkaar weer bij de openingssessie. En tijdens de koffie heeft u uw deelnemers haakjes gegeven om een gesprek verder op te pakken.

Circulair

Na afloop ontvangt de deelnemer de welbekende enquête. Om ervoor te zorgen dat deze daadwerkelijk ingevuld wordt, kunt u erover nadenken om een prijs aan de enquête te koppelen of na indienen ontvangt men digitaal de presentaties. Vanaf dit moment gaat u de customer journey verlengen naar de volgende bijeenkomst. Uw deelnemers zijn al opgenomen in uw online community. Aan u de taak om deze actief te houden. Betrek de deelnemers in de ontwikkeling van de nieuwe bijeenkomst. Laat ze ervaringen delen over het onderwerp. Zorg dat men dit blijft delen op social media zodat uw bijeenkomst/onderwerp/vereniging on top of mind is en blijft!

Succes!