Intranet, een echt (samen)werkplatform

“Wat is er mis met telefoon, e-mail en even naar elkaar toe lopen?” Daar is op zich niks mis mee, maar de ontwikkelingen gaan tegenwoordig steeds sneller en waarom zou u hier als organisatie geen gebruik van maken?

Er schuilt een enorme kracht in de sociale netwerken binnen uw eigen organisatie en hebben een positief effect op het functioneren van zowel de medewerkers als de organisatie in het geheel. Het zorgt er namelijk voor dat, onafhankelijk van tijd en plaats, mensen elkaar gemakkelijk kunnen vinden voor het werken aan taken en eenvoudig informatie kunnen vinden.

Voor ActiZ creëerden wij een nieuw intranet voor hun medewerkers dat hen ondersteunt in het dagelijks werk. We merken ook dat steeds meer klanten van ons ernaar vragen, maar wat is dat nou eigenlijk een intranet?

Doel van een intranet
Een intranet is een gesloten netwerk dat de voordelen van webtechnologie gebruikt om medewerkers, ongeacht hun locatie, efficiënter met elkaar te laten communiceren. Het primaire doel van een intranet is het delen van informatie binnen een organisatie. Tevens kan het gebruikt worden om het samenwerken in groepen te faciliteren en stimuleren.

Netwerkorganisaties
Het individu staat centraal in plaats van de organisatie. Op deze manier krijg je netwerkorganisaties in plaats van (ouderwetse) organisaties die gefocust zijn op hiërarchie en waar alles nog top-down wordt gecommuniceerd. Het intranet is door de nieuwe mogelijkheden getransformeerd van een ‘zendplatform’ naar een echt ‘(samen)werkplatform’.

Wilt u als organisatie mee met de ontwikkelingen van dit tijdperk dan moet u lineaire structuren loslaten en deze omvormen tot netwerken, waardoor informatie vrijelijk kan stromen. Dat stelt nieuwe eisen aan structuur, cultuur en werkwijzen.

De voordelen van een intranet
Verscheidene onafhankelijke onderzoeken onder bedrijven met een intranet wijzen uit dat de inzet van een intranet significante voordelen met zich mee brengt. Samengevat leidt het intranet tot een verbetering van de communicatie, een toename van de productiviteit, betere samenwerking op en tussen de afdelingen, een betere beheersing en verlaging van operationele kosten en een hoger rendement op de investering. Met het intranet is uw onderneming klaar voor de toekomst.

Trends

  • Social
    Social features moedigen medewerkers aan om lossere, informele onderlinge contacten aan te knopen – die later ook werktechnisch waardevol kunnen blijken. Vaak gaat het dan om heel simpele dingen, zoals een feature waarmee collega’s elkaar kunnen feliciteren met hun verjaardag of jubileum. Social wordt ook een bron van informatie over de medewerkers in het algemeen. Waarbij intranetteams en senior management zich samen buigen over comments, likes en andere social metrics om zo een beeld te krijgen van de interesses en het algemene gevoel onder de medewerkers.
  • Personalisatie
    De content en de navigatie die het intranet specifieke (groepen) medewerkers biedt, wordt mede bepaald op basis van informatietypes, technologie, intranetdoelen en hun eigen interesses. Content of functionaliteit die ze niet nodig hebben voor hun dagelijks werk wordt verborgen, terwijl datgene wat ze wél nodig hebben een meer prominente plek krijgt. Zo wordt ruis geëlimineerd en kunnen medewerkers zich richten op wat echt (voor hen) belangrijk is.
  • Gamification
    Bedoeld om mensen te motiveren om deel te nemen aan programma’s en initiatieven en om profielinformatie te verrijken. Elementen kunnen medewerkers stimuleren om hun profielinformatie aan te vullen: met een simpele statusbalk, die laat zien hoe compleet een profiel is bijvoorbeeld. Of dagelijkse performance-statistieken, waar medewerkers heel makkelijk het gesprek over aan kunnen gaan en zo verbeteringen aan kunnen dragen.
  • Responsive design
    De prioritering van content en aanpassing van functie op de eigenschappen van de verschillende devices en schermgroottes is een heel belangrijke factor.

Tips
Met alleen een intranet an sich bent u er nog niet:

  • Zorg voor activerende en relevante content. Activerende content is cruciaal als u een succesvol intranet wilt opzetten. Korte teksten en aantrekkelijke visuals werken goed. Uitnodigen tot meedenken over de content werkt ook stimulerend.
  • Sluit aan bij uw doelgroep. Wat vinden zij leuk?
  • Communiceren is niet altijd vanzelfsprekend: help mensen. Denk aan een duidelijke structuur op het platform en een hulplijn. Geef workshops over hoe het intranet werkt en hoe medewerkers dit maximaal kunnen benutten bij hun dagelijkse werk.
  • Wees geduldig, cultuurverandering is een proces. Verwacht niet dat iedereen de dag na lancering non-stop gebruik maakt van het intranet. Neem ze aan de hand en stimuleer ze zoveel mogelijk.
  • Vier de (kleine) successen. Dit kan al zitten in de cijfers op het dashboard inzichtelijk maken en in kaart brengen hoe vaak een artikel gelezen is. Als 90 procent van uw organisatie het laatste artikel heeft gelezen, is dat een groot succes waar u trots op mag zijn!