Scrum: nog betere projecttransparantie en beheersbaarheid

Door Bjorn Hoogeveen, webdeveloper

Scrummen, ik wist niet zo goed wat ik ervan moest vinden. Ongetwijfeld zijn er handige stukjes uit scrum te gebruiken, maar al die verplichte rompslomp eromheen, heeft dat wel nut? Kun je die tijd niet beter gebruiken om aan het werk te gaan?

CCI Groep ontwikkelde de nieuwe website (en het ledennet uiteraard) van UNETO-VNI met scrum. Bij dit project werkte ik zelf voor het eerst in praktijk met scrum. Het is een methodiek waarmee CCI Groep met de klant kan samenwerken aan een project. Communicatie staat daarbij centraal. Ik licht graag toe wat in mijn optiek de grootste voordelen van scrum zijn.

Nieuwsbericht SCRUM

1. Beheersbaarheid

Door het werk op te delen in kleinere stukjes, wordt een groot project beheersbaar. Het project verdeel je eerst in onderdelen (Epics). Daarna kun je deze verder specificeren in acties (issues). Daarmee krijg je het onderdeel af. Deze acties kun je in een bepaalde volgorde zetten. Op die manier kan de klant zelf ook al vroeg in het project aan de slag. Met het vullen van de website bijvoorbeeld. Het is niet nodig om op de definitieve oplevering te wachten.

2. Planning

Een project kent een begin en een eind. Oplevering helemaal aan het einde, en vaak staat al duidelijk beschreven wat we in de periode gaan maken. Bij scrum kennen we ‘sprints’. Dit zijn blokken tijd (bijvoorbeeld een werkweek). De sprint vullen we in samenspraak in. Met de ‘backlog’, een lijst van alle acties, bepalen we de acties voor de komende paar sprints. Wij hebben een adviserende rol. Het is uiteindelijk aan de klant om te bepalen wat er per sprint wordt gemaakt. Dit kan gedurende het project nog wijzigen. Nieuwe inzichten kunnen dus gedurende het project nog worden meegenomen.

3. Communicatie

Zoals al benoemd staat communicatie centraal. Zo zijn er stand-ups waarin je de huidige stand van zaken bespreekt. Wat heb je gedaan, wat ga je doen, zijn er obstakels? Het is een kort overleg, waarin elk lid van het projectteam, inclusief de klant, inzicht krijgt in het verloop en de voortgang van het project.

Er bestaat ook een ‘retrospective’, waarin je het verloop van een sprint evalueert. Daarnaast zijn er tussentijdse opleveringen. Op die manier heb je als klant de volledige controle over welk onderdeel je wel of niet accordeert. Ten slotte geef je elkaar feedback. Dit voelt vooral in het begin wat vreemd aan. Je merkt echter dat de relatie hierdoor alleen maar sterker wordt. Elke sprint verloopt hierdoor weer beter dan de voorgaande.

4. Meer en beter inzicht

Met scrum wordt het werken transparant. Het is op elk moment voor de klant duidelijk waaraan de tijd wordt besteed. Zonder scrum ziet de klant vaak pas aan het einde het resultaat. Het bouwproces is dan een zwarte doos. Alleen de leverancier weet wat er gebeurt. Door transparant te werken en de bestede tijd inzichtelijk te maken, kan de klant besluiten om bepaalde onderdelen wel of juist niet te laten maken. Tegelijkertijd kan de leverancier door de goede communicatie inzien of de klant nog steeds tevreden is over het project, en waar nodig in overleg bijstellen.

5. Scrumbord

Bij scrum gebruiken we een scrumbord. Op dit bord staan kolommen met de kopjes ‘To do’, ‘In progress’ en ‘Done’. Vaak wordt er nog een kolom ‘To test’ aan toegevoegd. Door ieder issue van de sprint in een kolom te plaatsen, weet ieder teamlid precies hoever een issue in het proces zit. Dit geeft veel inzicht. Een sprint zal dus beginnen met alle acties in ‘ToDo’, en eindigt met alle issues in ‘Done’. Is een teamlid eerder klaar met een item, dan kijken we of het teamlid een ander kan helpen bij het afronden van zijn item. Naast de transparantie die inzicht geeft aan zowel het ontwikkelteam als de klant, stimuleert dit een juiste werkverdeling.

Logo_UNETO-VNI

Een terugblik op de praktijk

Scrum kan helpen om een project beheersbaar te maken. De klant kan door de transparante manier van werken ook bijsturen in het project. Dit is erg fijn. Inzichten die gedurende het project werden opgedaan, kunnen zo worden meegenomen binnen het project. Ongeacht wat er vooraf is afgesproken. Daarnaast versterkt het de klant-leverancier relatie, doordat de communicatie centraal staat.

Ik ben positief over scrum en de klant zelf gelukkig ook:

Ida Bastiaansen, Teamleider Communicatie UNETO-VNI. “Met behulp van scrum hebben we met CCI Groep binnen een half jaar een nieuwe website gebouwd. Hobbels en te maken keuzes worden met deze methode snel zichtbaar en expliciet gemaakt. En daarmee ook de benodigde acties bij beide partijen om weer de volgende projectsprint in te kunnen gaan. We hebben met CCI Groep de grenzen van het systeem opgezocht om tot de door ons gewenste designs én functionaliteiten te komen. Mooi om samen met verschillende medewerkers van UNETO-VNI en CCI Groep één team te vormen, waarin transparantie centraal staat. We zijn enorm trots op het gezamenlijke eindresultaat!”