Nieuwe verenigingssoftware? Motiveer de olifant!

Mensen zijn gewoontedieren. Veranderen vinden we vaak maar lastig. Soms vinden we het al goed gaan en zien we de noodzaak niet. Soms begrijpen we best dat het anders moet, maar weten we eenvoudigweg niet hoe. Wat doe je bij veranderingen waarbij nieuwe software ook een rol speelt? Daarover gaat deze blog. Over de olifant zo meer.

Blog Nieuwe verenigingssoftware Motiveer de olifant

Software die je doelstellingen ondersteunt

De directie van een branche- of beroepsvereniging denkt vaak lang en goed na over welke veranderingen het bereiken van de doelen van hun ledenorganisatie verder kunnen ondersteunen. Software kan daar een rol bij spelen. Bijvoorbeeld omdat je dankzij een geïntegreerd CRM en CMS-systeem je leden beter bedient met voor hen relevante informatie. 

Maar het nieuwe softwarepakket is slechts een onderdeel van een veel groter veranderproces. Een proces dat veel impact heeft op de manier van werken door de medewerkers van de vereniging. Ineens moeten ze bijvoorbeeld onderwerpen taggen. Of na elk contact met een lid classificeren in een contactregistratiemodule. 

De afstemming daarover is niet altijd intensief verlopen. Dan weet de werkvloer niet wat er is gekocht en begrijpt de directie de impact van de verandering niet. 

Olifant rijden als metafoor voor verandering

Wanneer je als ledenorganisatie een verandertraject start, spelen een drietal factoren een cruciale rol:

  1. Ratio: nut en noodzaak van veranderen zien
  2. Emotie: de wil om te veranderen 
  3. Richting: hoe moet ik het doen?

Ik las daar een interessant boek over: Switch. Daarin vertalen ze deze drie factoren naar de Berijder (ratio), de Olifant (emotie) en het Pad (de richting). De berijder heeft de teugels in handen en een duidelijk doel voor ogen – ze plant en stuurt. De olifant laat zich gemakkelijk afleiden en reageert overwegend primair. Omdat de olifant heel sterk is, kost het de berijder veel moeite de olifant in bedwang te houden. Deze twee kenmerken vinden we terug in één persoon. Om de berijder te helpen de olifant te besturen en het doel te bereiken, is het noodzakelijk om de richting te duiden: het effenen van het pad.

Blog levensduur website

Succes boeken met nieuwe software voor je vereniging 

De implementatie van nieuwe software vraagt dus meer dan een fysieke implementatie en een knoppentraining. Houd rekening met de berijder, de olifant en effen het pad.

Stuur de berijder aan (ratio)

Je wilt een verband leggen tussen de organisatie-/ afdelingsdoelstellingen, de weg daarnaartoe (het proces) en de bijdrage die de software daaraan kan leveren. 

Voorbeeld: In de nieuwe software moet je na elk contact vastleggen waar het over ging. Na een aantal vragen/klachten over hetzelfde onderwerp, kun je daar vervolgens sneller op inspelen. 

Rationeel begrijpt de medewerker nu waarom deze verandering een zinvolle keuze is en waarom de werkwijze verandert.

Motiveer de Olifant (emotie)

Toon begrip voor de emotie: de weerstand gevoed vanuit de onmacht om het ‘hoe’ te zien. Erken dat er sprake is van een veranderproces. Een proces dat tijd kost. Splits het proces op en benoem de deelresultaten. Begeleidt dit proces gedurende een langere periode en stop niet na de knoppentraining. De medewerker voelt zich gezien en erkend in zijn emotie. Hij zal minder vanuit weerstand reageren.

Effen het pad (richting)

Breng de concrete acties om deelresultaten te bereiken in beeld en faciliteer deze. Dat kan een training zijn met gebruikers van dezelfde afdeling, maar het kan ook heel zinvol zijn om juist diverse gebruikers bij elkaar te brengen en daarmee het proces te dekken. 

Voorbeeld: Medewerkers van de binnendienst, accountmanagement en administratie ontmoeten elkaar op een workshop over de nieuwe software. Voor de binnendienst lijkt het invullen van nieuwe veldjes in een formulier met lidgegevens erg veel werk, maar de accountmanager vertelt wat zij hier uiteindelijk aan heeft. 

Laat gebruikers elkaar motiveren. Faciliteer in tijd, training en samenwerking; geef richting.

lotjeDeze blog is geschreven doorLotje de Brouwer

De rol van CCI Groep bij verandermanagement

Behalve dat CCI Groep software kan leveren, begeleiden we ook graag het proces naar acceptatie. We leggen de relatie met organisatiedoelstellingen en definiëren daarmee de primaire en secundaire processen waaraan onze software een bijdrage kan leveren. 

We kunnen je organisatie niet alleen trainen, maar ook gedurende langere tijd begeleiden bij de acceptatie van de software en de nieuwe processen begeleiden en verfijnen. 

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Optimalisatie van de inzet van het ledennet
  • Afstemming van de inrichting van modules op specifieke werkwijzen
  • Begrip van de keten van geïntegreerd CRM/CMS en DMS. 

Juist door de tijd te nemen, aandacht te hebben voor acceptatie (zowel rationeel als emotioneel) kun je de software echt voor je laten werken. 

Uiteindelijk is de motivatie niet ‘accepteer de nieuwe software’, maar het daadwerkelijk ondersteunen en bereiken van organisatiedoelen.