Nieuwe ASAE data in de rugzak; lessons learned en eye-openers

Een blog door Rob Eskes.

Net bijgekomen van alle indrukken van het eerste DNA congres in juni, stond het volgende associatie congres alweer op de agenda. Namelijk de Annual Meeting van American Society of Association Executives (ASAE). En dat de associatie wereld een kleine wereld is, blijkt wel uit het feit dat De Nederlandse Associatie (DNA) de organisatie van de reis verzorgden. Met de grootste Dutch Delegation ooit (22 deelnemers), bestaande uit verenigingsdirecteuren, voorzitters en andere verenigingsprofessionals reisden we af naar Salt Lake City. De stad van Mormonen en de vele prachtige nationale parken op steenworp afstand.

ASAE Verenigingen DNADe groep verenigingsprofessionals in overleg

 

The future is closer than you think

Het ASAE congres staat bekend om haar grootsheid. Gemiddeld 5.000 deelnemers, een gast stad die het voorbeeld van hostmanship uitstraalt, een mooi sociaal programma en natuurlijk het krachtige inhoudelijk programma. Door de indrukwekkende line up van keynote speakers, game changing sessies en de vele learning labs ga je altijd naar huis met een gevulde rugzak aan lessons learned en eye-openers.

De beroemde tweeling ‘The Kelly Brothers’ bleven tijdens hun keynote herhalen dat zij heilig geloven in “Keep focused” en “Don't go status quo, keep making corrections.” Ik had de eer om hen te ontmoeten tijdens een aparte Q&A session. Zij vertelden hoe zij samenwerken met mannen als Richard Branson en Elon Musk om hun space dreams werkelijkheid te maken. En het maakte indruk dat deze dreams dichterbij liggen dan velen van ons denken.

Dit werd in een andere game changing sessie nog eens benadrukt door Tan Le (CEO Emotiv). Zij demonstreerde hoe iemand uit de zaal een bal kon laten bewegen door middel van hersenactiviteit. Met andere woorden, deze dame kreeg een soort headset op en keek met de armen langs haar lichaam naar de bal. Een ding was zeker, zij had al geleerd wat ‘keep focused’ was.

 

S.a.a.S. als strategische keuze voor verenigingssoftware

Tijdens de learning labs komen er allerlei onderwerpen aan bod, die gerelateerd zijn aan het managen van associaties. Gezien de enorme hoeveelheid ontwikkelingen op het gebied van software en mobiliteit waar iedereen mee te maken heeft of krijgt, kon technologie niet ontbreken. Alleen de vraag is of het besef van deze, reeds gaande, verandering al binnen de doelgroep aanwezig is. Er zat namelijk een handjevol mensen in de zaal. Na uitgelegd te hebben dat cloud niet meer is dan het bewaren van je data op iemand anders zijn server, gingen de sprekers kort in op de term S.a.a.S., oftewel Software as a Service. Hun definitie: “Business applications delivered over the internet with no physical infrastructure to support”. Denk aan CRM en financiële systeem applicaties.

Zij raadden associaties aan om de software te verschuiven naar een S.a.a.S. model. Wat is het nut voor een associatie om een medewerker verantwoordelijk te maken voor de software binnen de organisatie? De leverancier heeft de productexpertise in huis, houdt het systeem up to date en de gebruikerskosten zijn voorspelbaar. Daarbij is het een zorg minder en je kunt je beter focussen op de associatie missie. Gezien deze argumenten werkt CCI Groep al jaren met deze S.a.a.S. oplossing.

Zij voegden er vervolgens aan toe dat je een dergelijk IT project uiteraard niet jaarlijks laat terugkeren. Je moet ervan uit gaan dat je een dergelijke oplossing in de associatie implementeert voor minimaal drie jaar. Dus het is van groot belang dat je nauwkeurig uitzoekt of de software de strategische doelstellingen voor de komende drie tot vijf jaar gaat ondersteunen. Vervolgens benadrukten de sprekers het volgende: “The nature of S.a.a.S. is that it is not as customizable as traditional software.” Zij voegden daaraan toe dat dit over het algemeen acceptabel is. Mede doordat de software in 95% van de gevallen specifiek voor een doelgroep ontwikkeld is. Bij de inrichting kunnen de laatste 5% ervoor zorgen dat het geschikt is voor de associatie. Op deze manier is het voor iedereen goed bruikbaar.

Hun tip was om bij de keuze niet teveel te vertrouwen op de IT afdeling, maar juist om ervoor te zorgen dat iedereen het systeem wilt gebruiken. Betrek het team in een dergelijk proces, alleen houd wel in gedachte dat het niet mogelijk is om iedereen tegemoet te komen in hun wensen. Gezien de huidige strategische waarde van een software pakket, was hun laatste advies om altijd te blijven kijken én keuzes te maken vanuit de associatie.

 

Moraal van het verhaal

Een bijkomstigheid van een software omgeving is de veiligheid. Ik besloot naar de sessie te gaan, genaamd: “Security, an increasily risky business.” Nu zijn er meerdere blogs in het verleden over security geschreven. Dus hierbij een paar aanvullende uitspraken die voorbij kwamen: “Cybersecurity issues are more sophisticated and complicated.” or “Think it can’t happen to you?”. De laatste onderbouwden ze met voorbeelden als hacks bij FBI Portal Breach and Hilton Worldwide, waar ze alle credit card informatie van klanten hadden weggehaald. Of het voorbeeld waarin iemand in staat was om binnen 45 minuten een tweede Free hotel wifi netwerk op te zetten. Waar vervolgens iedereen op inlogde en de rest kunt u zelf bedenken. Moraal van het verhaal, blijf alert te alle tijden, zakelijk of privé.

Als associatie kunt u hier meer over lezen in de whitepaper over "de impact van de meldplicht datalekken op uw vereniging".

ASAE


Beelden zeggen meer dan cijfers

Elke associatie heeft vaak door de jaren een enorme hoeveelheid data verzameld. Alleen de vraag is wat je vervolgens met deze data gaat doen. Vandaar dat de learning lab met de titel “Communicating your story with visuals” mij direct aansprak. Dat data een steeds grotere rol speelt is geen geheim. Dit blijkt uit de groei van bedrijven als Uber, Airbnb en dergelijke, die hun bestaan borgen door het verzamelen van data. De vraag is op welke wijze de associatie zich positioneert als organisatie. Met andere woorden, opinion based vs data based organization. Als de organisatie vanuit het data perspectief gaat werken, hoe gaat men de data visualiseren? Lachend voegde één van de sprekers eraan toe dat er momenteel veel data in Excel sheets verdwijnt, maar dat men door de hoeveelheid kolommen en regels het overzicht kwijtraakt. Daarbij is uit wetenschappelijk onderzoek gebleken dat in 88% van alle Excel spreadsheets fouten zitten. De meeste mensen hebben moeite om de cijfers te begrijpen. Laat staan dat ze de trends kunnen extraheren.

“Visualization is key”, vervolgde de spreker en hij gaf een paar voorbeelden die direct tot de verbeelding spraken. Zoals kinderen die leren tellen door plaatjes van bananen en appels of het benzinemetertje in je dashboard. Zijn motto was dan ook dat dashboards essentieel zijn om mensen te helpen bij het begrijpen van trends. Software partijen die hierin voorop lopen zijn o.a. Tableau, Qlik Tech en Microsoft.

De spreker namens de associatie legde vervolgens uit dat zij meer inzicht hadden gekregen in de leden vs leeftijd. Vooral de verhouding tussen de leeftijdsgroepen en waar de associatie zich op moet focussen. Of hoe het verloop van leden is ten opzichte van het aantal jaren lidmaatschap én wat de social media activiteit van leden is, tot op persoonsniveau. Gezien het rondreizende karakter van hun congressen kon hij op een kaart aantonen waar hun congres het beste bezocht. Het was duidelijk dat deze associatie al enige jaren met het concept van data visualisatie bezig was.

Naast de vele tips over welke zaken je kunt visualiseren in dashboards, noemde hij een paar zaken op die leiden tot data driven succes. Naast zelf het juiste voorbeeld geven sprong eruit dat het van belang is dat je de antwoorden durft te delen. Houd de informatie niet binnen je organisatie. Zorg ervoor dat je de gevisualiseerde data deelt met je leden!

Wilt u meer weten hoe u de data van uw vereniging kunt visualiseren. Schrijf u dan in voor de workshop"hoe data-analyse de vereniging helpt zich strategisch te positioneren". Deze workshop organiseren we exclusief voor verenigingsdirecteuren of afgevaardigden.