Koninklijke Nederlandse Slagers villen papieren tijger

Altijd de allerbeste service verlenen aan hun leden, de ambachtelijke slagers, en opkomen voor hun belangen. Dat is waar het bij het secretariaat van de Koninklijke Nederlandse Slagers om draait, maar wat wel resulteerde in enkele ongewenste bijeffecten. Er ontstond een situatie waarbij er onnodig veel tijd werd gespendeerd aan het administratief regelen van alle subsidieaanvragen. Dat we tijdens een samenwerking tot een oplossing op maat zijn gekomen, lees je in dit artikel.

Nieuwsbericht Koninklijke Nederlandse Slagers villen papieren tijger

Maar, laten we bij het begin beginnen:

Wat zijn subsidieaanvragen?

De Stichting Opleidingsfonds Slagersbedrijf (Sovvb) verstrekt subsidies voor opleidingen, trainingen en cursussen. Scholing en onderwijs zijn belangrijke voorwaarden om werknemers in de slagersbranche nu en in de toekomst inzetbaar te houden. Natuurlijk zijn deze subsidies belangrijke motivatoren om de loyaliteit binnen het vakgebied sterk te vergroten. 

De rol van KNS

Het secretariaat van de KNS voert ook een aantal taken uit in opdracht van het opleidingsfonds, onder andere de subsidieaanvragen voor de slagers in Nederland. Ongeveer 400 slagers hebben het afgelopen jaar subsidie aangevraagd. De subsidie geldt voor alle slagers en medewerkers en staat los van het lidmaatschap van de KNS. Het regelen van honderden subsidieaanvragen per jaar begon daardoor een behoorlijke dagtaak te worden, mede door een complex en arbeidsintensief proces. 

De uitdaging – Subsidieaanvraag & bewijsstukken

We hebben een inspirerend interview met Vera de Jonge, Adviseur PR & Communicatie bij KNS. Ze legt uit dat er behoorlijk veel komt kijken bij het goed indienen van een correcte subsidieaanvraag. Want naast het invullen van het subsidieformulier, dat bestaat uit zo’n 3 tot 4 pagina’s, is het noodzakelijk om de nodige bewijsstukken aan te leveren om de subsidie goedgekeurd te krijgen. Denk daarbij aan salarisstroken, het bewijs dat je een bepaalde opleiding hebt afgemaakt in de vorm van een “kopie diploma” en “kopie factuur” van de opleiding, een werkgeversverklaring en nog heel veel meer. 

“Als je meer dan 600 subsidieaanvragen per jaar moet behandelen, zijn er meerdere collega’s nodig om dit goed te monitoren en raak je het overzicht over wie wat heeft gedaan nog weleens kwijt. Het gevolg zijn zeer lange, onoverzichtelijke Excel-lijsten met heel veel kolommen waar je nauwelijks nog wegwijs uit wordt.”

Aldus Vera. Maar daar bleef het niet bij.

Slagers houden niet van papieren tijgers

Naast de uitdaging van het behouden van overzicht, werd er onnodig veel tijd gespendeerd aan het nabellen en e-mailen van leden die niet alle gegevens bij de subsidieaanvraag hadden ingediend. Dan werd serviceverlening niet altijd gezien als service, omdat een slager nu eenmaal liever met ander werk bezig is dan het indienen van de benodigde paperassen voor een opleiding. “Niemand vindt het leuk om weer een herinnering te krijgen dat er iets niet correct is ingeleverd”, is zoals Vera het omschrijft.

De geleverde oplossing – Tool voor subsidieaanvraag

Samen met CCI Groep is er een “tool voor subsidieaanvraag” ontwikkeld. De eerste stap die werd genomen was dat Vera met haar collega’s een stroomschema maakte van alle stappen die werden doorlopen voor het goed afronden van een subsidieaanvraag. Daarna werd de afspraak met CCI Groep gemaakt en werden alle stappen doorgesproken. 

Vervolgens werd gekeken welke output en integratie gewenst zou zijn. Zo zou er ook een koppeling moeten komen tussen de goedgekeurde subsidieaanvraag en de financiële administratie van het opleidingsfonds. De KNS ontvangt namelijk ook een vergoeding voor elke goedgekeurde subsidieaanvraag. 

Dit zijn de voordelen van de nieuw ontwikkelde online tool voor subsidieaanvraag:

  • Altijd complete subsidie aanvragen: want de subsidieaanvrager vult online verplichte velden voorzien van alle benodigde formulieren en bewijsstukken in. De aanvraag kan niet worden ingediend zonder alle noodzakelijke bijlagen. Het proces is sluitend en altijd kloppend.
  • Uniforme manier van werken: er is nu een gestructureerd proces van werken. Het maakt het veel eenvoudiger voor collega’s om tijdens vakantie of ziekte het werk over te dragen en foutloos te werken.
  • Duidelijkheid in de voortgang van subsidieaanvragen: nu weet iedereen precies wat de voortgang is van elke subsidieaanvraag en zijn lange, onduidelijke Excel-lijsten verbannen.
  • Enorme tijdswinst en betere serviceverlening: zowel de aanvrager als het secretariaat besteden geen onnodige tijd meer. Dat zorgt voor minder irritatie en meer focus op werk wat leuker is en meer inspiratie geeft.
  • Inzicht richting het bestuur: het is veel duidelijker uit de data af te leiden waar de interesses liggen, hoeveel aanvragen er zijn van welke cursussen of opleidingen, hoeveel er is afgehandeld en dergelijke. Deze kennis maakt het mogelijk om veel gerichter en professioneler de subsidievergoedingen te bespreken met het bestuur en in te kunnen spelen op belangrijke trends.

Vera de Jonge KNSVera de Jonge

Winst aan drie kanten

Aan de voorkant betekent het voor de slagers en medewerkers dat ze nu veel eenvoudiger en sneller een subsidieaanvraag kunnen afronden door het uploaden van alle gewenste documenten. Maar aan de achterkant komt deze data ook in het CRM-systeem van Sovvb terecht. Na het inleveren van de subsidieaanvraag hoeft er alleen nog maar een goedkeuring te worden gegeven. Vervolgens wordt de data automatisch in Excel gezet en naar de financiële administratie verzonden. Zij kunnen de vergoeding voor de subsidieaanvraag nu sneller en zonder fouten factureren. Ook het Sovvb zal de voordelen gaan zien van veel betere informatie verkrijgen over wensen uit het veld.

Waarom de samenwerking met CCI Groep?

Dat is een laatste vraag die we stelden aan Vera, waarop we het volgende antwoord kregen: 

De keuze voor CCI Groep kwam ruim twee jaar geleden toen we 125 jaar bestonden. We waren niet op zoek naar ‘een websitebouwer’, maar naar een partij die echt met ons mee kon denken. CCI Groep sprong eruit met een standaard oplossing voor verenigingen waarin maatwerk mogelijk is. Het grote voordeel is dat er al heel veel uitgetest en uitgekristalliseerd is. De kans op fouten is daardoor miniem. We begonnen met de KNS website, maar door het proactieve meedenken zijn ze nu ook onze partner voor www.slagers.nl en nog veel meer.

Over KNS

Koninklijke Nederlandse Slagers (KNS) is de enige branchevereniging voor de ambachtelijke slager in Nederland. De KNS werkt aan een professionele en toekomstbestendige slagersbranche waarin de slager succesvol kan zijn als ondernemer, werkgever en vakman. 

De KNS ondersteunt haar leden, zowel individueel als in collectief, door lobby- en belangen activiteiten, persoonlijk advies, producten en diensten, ledenvoordelen, informatie en inspiratie. “Hart voor slagers” is hun motto en daarmee maken ze zich hard voor de slagersbranche. 

Tot slot

Bij CCI Groep geloven we dat we onze oplossingen pas echt kunnen verbeteren als we snel, adequaat en vooral pragmatisch mee kunnen denken vanuit de wensen en eisen die in de praktijk bij onze klanten ontstaan. De tool voor subsidieaanvraag is daar een prachtig mooi voorbeeld van en we willen KNS enorm bedanken voor het samen opstarten van dit initiatief en het schrijven van dit verhaal, waardoor we gezamenlijk weer een mooie stap vooruit hebben gezet.