Jira maakt samenwerkingspartners van onze klanten

Bij CCI Groep zien we klanten niet als nummers of facturen. We werken graag samen. Nu was dat in het begin nog gemakkelijk. Op een centraal opgeslagen Excel-bestand kun je van een handvol klanten best suggesties voor verbetering en bugs bijhouden. Een schrift met nieuwe projecten werkt ook nog wel. 

Naarmate je groeit, heb je meer hulp nodig om lopende zaken te controleren. Zorgen dat je je deadlines haalt. Dat je een duidelijk overzicht hebt van openstaande problemen, van suggesties die intern en extern binnenkomen om je te verbeteren. Als het gaat om software-ontwikkeling, zoals bij ons, spreek je van een ticketing systeem.

Nieuwsbericht Jira maakt samenwerkingspartners van onze klanten

Maak kennis met Jira

Jira is de naam van het ticketing systeem dat we bij CCI Groep gebruiken. Werkelijk alles op het gebied van web development, front-end development, enzovoort zetten we erin. Sinds een paar jaar gebruiken we dit systeem en het werkt echt fantastisch. Het helpt ons overzicht te houden op de status en de deadlines van alle lopende projecten. Recentelijk hebben we dit systeem ook beschikbaar gemaakt voor klanten. Zo kunnen we nog nauwer contact houden over alle lopende zaken.

En zo werkt het

Ieder project, elk stukje ontwikkeling dat we doen zetten we in Jira. Ongeacht of dit projecten zijn voor een klant of intern. Vanuit Jira wijzen we een team aan zo’n project toe. In zo’n team kunnen dus ook medewerkers van onze klanten zitten. Binnen dat team definiëren we taken die dan aan personen worden toegewezen. Op die manier weet iedereen binnen zo’n team waar ze aan toe zijn. Ze kunnen ook opmerkingen of bevindingen toevoegen aan de taken. Vragen stellen. Opdrachten toevoegen. Zo zijn we in staat om op ieder moment met één druk op de knop een rapport te genereren met de status van ieder project.

Waarom heb je het nodig?

Het gaat vooral om overzicht. Ben je bijvoorbeeld met twee personen een kleine website aan het bouwen, dan kun je prima uit de voeten met een Excel-bestand dat je deelt in de cloud. Afspraken erin en gaan. Steeds als er wat klaar is update je het bestand en je hebt overzicht. Zodra het groter wordt gaat het mis. Dan kun je misschien kijken naar planning tools, zoals MS Project, maar die zijn lastig in te richten. In die tools gaat het vooral over planning en budget, niet zozeer over de inhoud. Die inhoud is precies waar het om gaat in een ticketing systeem zoals Jira. Die blijft ook bewaard en kun je laten groeien als een soort knowledge base voor alle gebruikers.

Nieuwsbericht Jira maakt samenwerkingspartners van onze klanten 2

SCRUM!

Bij software-ontwikkeling wordt steeds vaker Scrum als ontwikkelmethodiek gebruikt. Het betekent dat je werkt in kleine groepen die in een korte tijd een deelproject realiseren. Dat noem je in vaktermen een sprint. Zo’n sprint duurt meestal twee weken. Het is bijzonder handig wanneer je bijvoorbeeld nog geen al te vast beeld hebt van de exacte functionaliteit die je wilt realiseren. Of hoe het eruit moet komen te zien. Door de korte sprints zie je jouw project steeds een stukje groeien. En kun je ook steeds op de rem trappen en bijsturen. Hierdoor zijn Scrum-projecten vaak veel sneller klaar. Niet omdat de mensen sneller werken, maar omdat je eerder ziet dat iets niet aan de verwachtingen gaat voldoen. Je kunt dus veel sneller bijsturen.

Jira en Scrum

Een Scrum-project staat typisch onder leiding van een Scrum master en een product owner. De product owner stelt de lijst op van functionaliteit die moet worden gemaakt. Kent prioriteiten hieraan toe. In vaktermen noem je dat de ‘backlog’. Klinkt negatief, is het niet. De product owner komt vaak bij de klant vandaan. Hij bewaakt met de backlog ook de belangen van de klant. 

De Scrum master zorgt ervoor dat alle ontwikkelingen daadwerkelijk plaats kunnen vinden. Neemt alle barrières weg. De Scrum master faciliteert dus het proces. Beide rollen samen zou je bij traditionele ontwikkelmethodieken de teamleider of projectleider noemen. Het voordeel van het losknippen van de twee is dat de product owner dus niet per se een technicus hoeft te zijn. De definities zijn functionaliteiten die er moeten komen. Niet hoe. Daar zijn de sprints weer voor.

Plannen, toewijzen en rapporteren

Binnen Jira kun je dus die sprints als deelprojecten zien. Alle taken wijzen we toe aan teamleden, die hier vervolgens over rapporteren. Opnieuw, zo blijft het overzicht behouden en de deadlines gerespecteerd.

Klanten als teamleden

Wij hechten aan een zo goed mogelijke samenwerking met onze klanten. Daarom zetten we Jira niet meer alleen in voor onze eigen ontwikkelingen. Ook onze klantprojecten behandelen we via Jira. De klant is op die manier geen klant meer, maar een volwaardig teamlid in het project. Zo ontvangen de klanten dus ook, net als onze collega’s, directe updates vanuit Jira zodra er iets te melden valt. Een status die wijzigt, een sprint die wordt opgeleverd. Op deze manier kan onze klant dus ook op ieder moment zien hoe ver zijn of haar project is. En een verslag uitdraaien voor de eigen, interne rapportage bijvoorbeeld.

Helpdesk en productontwikkeling

Als laatste onderdeel verwerken we ook de meldingen van onze klanten in Jira. Dat kunnen vragen zijn over de functionaliteit, meldingen van bugs of suggesties voor nieuwe functionaliteiten. Dat gaat gewoon via een eigen website. Inloggen en aanmaken, moeilijker is het niet. Ook hier weer het grote voordeel van het systeem. Doordat alles wordt opgeslagen kun je ook zoeken.

Via het eigen Jira project maak je als klant een item aan. Nu kun je je voorstellen dat alles wat met bugs en nieuwe ontwikkelingen te maken heeft uitbundig moet worden getest. Daarom nemen we het item over in een sandbox project. Dat is een soort testomgeving. Hier kijken we hoe nieuwe of aangepaste software reageert op de rest van het product. Het team besluit ook of en wanneer we nieuwe functionaliteit oppakken.

Hoe de uitkomst ook is, de feedback komt weer terug in het Jira project van de klant. Zo krijgt de klant direct een mailtje met de uitkomst zodra deze bekend is.