Hoe zorg ik voor een efficiënte ledenadministratie?

De ledenadministratie binnen een vereniging is vaak een tijdrovende klus, waar de nodige uren in gaan zitten. Door het optimaliseren van je ledenadministratie & processen win je tijd voor jezelf & de vereniging. Onze 5 stappen leren je hoe de ledenadministratie efficiënt ingericht kan worden en wat dit betekent voor je leden.

De ledenadministratie, tijdrovend of goed georganiseerd?

Om de administratieve handelingen van verenigingen goed te laten verlopen is heel wat mensenwerk nodig. Leden worden veeleisender en vragen om een persoonlijkere aanpak. Ledengegevens moeten kloppend zijn en worden bijgehouden volgens de nieuwe richtlijnen van de AVG, de Algemene Verordening Gegevensverwerking. 

Het werk van de ledenadministratie beperkt zich niet alleen tot administratieve handelingen. Meestal horen taken als het plannen van bijeenkomsten, het ontwikkelen van digitale nieuwsbrieven, het verzamelen van ideeën en het bijwonen van ledenvergaderingen ook tot de werkzaamheden. Daar heb je een multitalent voor nodig met een groot aantal goede administratieve- en communicatie vaardigheden. Hij of zij heeft een belangrijke verbindende rol tussen de vereniging en de leden en kan bepalend zijn in de aanwas van nieuwe leden. 

Deze blog biedt praktische tips om je ledenadministratie efficiënt en professioneel in te richten. 

“De ledenadministratie. De verbindende factor tussen de vereniging en haar leden”
Nieuwsbericht Hoe zorg ik voor een efficinte ledenadministratie 2

 

De ledenadministratie efficiënter maken

De gegevens in de ledenadministratie vormen de basis van je vereniging. Het maakt een correcte communicatie met leden mogelijk en zorgt er onder meer voor dat je leden of donateurs een correcte (contributie)factuur ontvangen. Aan ledenadministrateurs de belangrijke taak om de ledenadministratie goed te onderhouden. Als je de administratie goed regisseert, houd je tijd over om een nog grotere verbinding tussen de vereniging en haar leden te realiseren. 

De definitie van efficiënt

Een efficiëntere ledenadministratie, dat klinkt mooi in de oren, maar wat betekent dat eigenlijk? Als we de boeken erbij halen, dan krijg je een lange volzin:

 
“Efficiency of doelmatigheid wil zeggen op een doelmatige wijze werken, niet te verwarren met effectiviteit of doeltreffendheid, waarbij het gaat om hoe je je uiteindelijke doel bereikt”
 

Bij efficiency denken we dus aan het inzetten van zowel mensen als middelen. In onze vijf tips gaan we ook uit van deze invalshoek. Twee tips over mensen, waarbij het gaat om het voorkomen van tijdsverspilling van de medewerkers die op de ledenadministratie werken. Drie tips gaan over de manier waarop je systemen kunt inzetten om je doel te bereiken.

Nieuwsbericht Hoe zorg ik voor een efficinte ledenadministratie 3

Vijf tips die je ledenadministratie efficiënter maken

Bespaar tijd door mensen op de juiste manier in te zetten

TIP 1: Zorg voor procesverbetering

Een goed ingerichte en actuele ledenadministratie staat aan de basis van een goede vereniging. Naast beter inzicht zorgt het ook voor meer efficiëntie en gebruiksgemak. Een eerste stap hierin is het werken met professionele ledenadministratie software. Neem je huidige administratie eens onder de loep. Zijn er verbeterpunten te benoemen en te realiseren? Is het contributiemodel goed vastgelegd in de administratie, zijn de gegevens van leden compleet en zijn leden overzichtelijk in categorieën ingedeeld? Het optimaliseren van de administratie vergt misschien wat tijd, maar de tijdsbesparing verdien je later dubbel en dwars terug. Om je ledenadministratie op de juiste manier te optimaliseren, kun je denken aan het volgende: 

  • Zorg dat je weet wat je leden van je verwachten
    Soms blijkt datgene wat je denkt dat iemand bedoelt bij navraag toch anders te zijn. Vergeet niet om eens wat vaker door te vragen. Doe je wat de klant wil, is hij bereid hiervoor te betalen? Is datgene wat je doet in één keer goed? Krijgt het individuele lid echt de voordelen van het lidmaatschap die aansluiten bij het verwachtingsniveau.
  • Kijk hoe processen binnen de ledenadministratie lopen
    Zorg ervoor dat de werkzaamheden die gebeuren op de ledenadministratie ook bijdragen aan het werkelijke doel. Voeg waarde toe. Dus als voorbeeld, geen overbodige kopieën maken voor mensen, omdat we dat altijd al deden. Of niet onnodig veel mensen benoemen in de e-mail cc.
  • Haal verspillingen uit het proces
    Er zijn heel veel zaken die geen enkele waarde toevoegen, maar slechts tijd kosten. Denk hierbij aan praktische zaken als:
    • Onnodige verplaatsingen van mensen. Staat bijvoorbeeld de printer in de buurt van de persoon die hier ook het meeste gebruik van maakt?
    • Teveel inventaris. Houd niet meer op voorraad dan nodig is. Dat voorkomt veroudering of het niet meer kunnen gebruiken van voorraden.
    • Onnodig verplaatsen van middelen. Een praktisch voorbeeld is het digitaliseren van dossiers in document management systemen in plaats van het bijhouden van papieren archieven. Dat voorkomt dat medewerkers van ledenadministraties veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de juiste informatie.
    • Te lange wachttijden. Is er voor elke handeling autorisatie nodig of is er versoepeling mogelijk?
    • Te veel doen. Soms doe je meer dan de klant heeft gevraagd. Dat is een mooie eigenschap, maar het moet wel rendabel blijven.
    • Verkeerde inzet van medewerkers. Soms zit niet iedereen op de juiste plek of ontbreekt het aan de juiste expertise.
“Je kunt nog zulke goede netwerkstructuren hebben, de meest prachtige digitale omgevingen, maar elke keer dat je iets zoekt en het niet kunt vinden is er een teveel”

TIP 2. Houd de werkplek georganiseerd en gestandaardiseerd

Het klinkt logisch, het zorgen voor een nette, georganiseerde en gestandaardiseerde werkplek voorkomt fouten en/of dubbele handelingen. In de LEAN methodiek is dit bekend als de 5S methode: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en standhouden.

  • Scheiden: maak onderscheid tussen wat nodig is en wat niet. Neem afscheid van dossiers van jaren geleden, vraag jezelf af wat de waarde ervan is en of je ze de laatste jaren nog nodig hebt ingezien.
  • Schikken: “een plaats voor alles en alles op zijn plaats”. Als duidelijk is hoe en waar gegevens zijn opgeslagen worden opzoektijden geëlimineerd.
  • Schoonmaken: maak schoon en houd het georganiseerd en schoon. Een open deur, maar feit is dat een opgeruimde werkplek uitnodigt om het schoon te houden.
  • Standaardiseren: maak afspraken waardoor iedereen op dezelfde manier werkt; dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
  • Standhouden: zorg dat de nieuwe werkwijze een gewoonte wordt en spreek elkaar erop aan. Deze laatste is bepalend voor het succes en zul je periodiek moeten blijven monitoren.

Overigens kun je bovenstaande methode ook heel goed loslaten op je computer, het netwerk en zelfs op je thuissituatie.

Zet systemen in om efficiënter te werken

Tip 3. Gebruik een goed ingericht pakket

Als verenigingssoftware, zoals ons eigen all-in-one softwaresysteem Livits, op de juiste manier is ingericht, betekent dit dat het onderhouden van de gegevens van leden niet veel tijd zal kosten. Belangrijk is dat de ledenadministratie software up-to-date blijft en er zoveel mogelijk handmatige handelingen worden voorkomen. 

“Daar waar lijstjes worden bijgehouden is een teken dat men niet weet dat het anders kan en een geheugensteuntje nodig heeft om informatie te kunnen beheersen en onder controle te houden” 

Tip 4. Zorg dat je zoveel mogelijk taken automatisch inregelt

Lidmaatschappen kennen vaak een duur van een jaar. Het kan zijn dat in het reglement staat dat lidmaatschappen stilzwijgend worden verlengd. Als dit niet het geval is, zal er vanuit de ledenadministratie actie moeten worden ondernomen om de desbetreffende leden op de hoogte te stellen van het naderende einde. ‘ 

Natuurlijk kunnen expirerende contracten worden gekoppeld aan een mailbericht aan deze leden. Zo hoeft een medewerker van de ledenadministratie zich geen zorgen meer te maken over het feit of leden wel of niet op de hoogte zijn gesteld. 

Een ander voorbeeld is het inzetten van een inschrijfformulier voor nieuwe leden. Het is inmiddels mogelijk om vanuit een formulier op de website maatwerk te realiseren waardoor een nieuw lid automatisch wordt geregistreerd, zonder dat gegevens hoeven worden overgetypt. De klant heeft immers zijn of haar benodigde gegevens al digitaal ingevuld en deze gegevens worden automatisch op de juiste plek in de ledenadministratie verwerkt. 

Tip 5. Digitaliseer zoveel mogelijk delen van de administratie

Een van de belangrijkste processen binnen een ledenadministratie is de jaarlijkse contributie. Gebeurt deze nu nog handmatig, via Excel-lijsten? Dan is het zeker een overweging om de contributie te digitaliseren. Daarbij hoort een koppeling met het financiële pakket ook tot de mogelijkheden. Dit scheelt enorm veel werk en voorkomt fouten. Niet in de laatste plaats is de vereniging minder afhankelijk van de persoon die dit altijd regelde. Een beperkt aantal medewerkers van je vereniging kan hiervoor worden geautoriseerd.

Samenvattend

Het onderhouden van je ledenadministratie hoeft geen tijdrovende klus te zijn als je mensen en middelen op de juiste manier inzet. Op menselijk vlak kun je beginnen met het zoeken naar procesverbeteringen. Daarbij doorgrond je wat je leden van je verwachten, neem je serieuze maatregelen om verspillingen te voorkomen en kijk je goed naar de onderlinge processen. Natuurlijk leveren een goed georganiseerde werkplek en duidelijke gestandaardiseerde processen ook veel tijdswinst op.

Een efficiënte ledenadministratie onderhouden gaat ook over de keuze voor goede verenigingssoftware, zoals Livits, die alle benodigde applicaties in één systeem mogelijk maakt. Daardoor kunnen diverse taken van de ledenadministratie worden geautomatiseerd en handmatige processen worden vermeden.

Hulp nodig bij het kiezen van een goed ledenadministratiesysteem?

Download de Whitepaper CRM in 10 stappen