Help! Mijn e-mails komen niet aan

Praktische tips om bounces terug te dringen

Als je verantwoordelijk bent voor de ledencommunicatie van een vereniging, dan kun je niet om het gebruik van e-mail heen. Nieuwsbrieven, algemene mededelingen, verzoeken voor het betalen van de contributiebijdrage en uitnodigingen voor ledenbijeenkomsten zijn van die typische voorbeelden die verenigingsleden in hun e-mailbox ontvangen. Maar komen al die berichten wel aan?

Nieuwsbericht help mijn e-mail komen niet aan

De realiteit is dat bij het versturen van deze berichten uw digitale boodschap lang niet altijd op de plaats van bestemming aankomt. Enerzijds begint dat bij het feit dat het werken met e-mailadressen een tijdelijk karakter kent: bedrijven sluiten of rebranden, medewerkers veranderen van baan of gaan er een jaar tussenuit. Anderzijds kunnen menselijke fouten optreden en heeft een simpel typfoutje grote gevolgen. Bij het invoeren van een nieuw lid in het CRM-systeem eindigt het e-mailadres niet op .nl maar op .com als voorbeeld.

Bounces

Nagenoeg iedereen herkent wel ‘de bounce’, waarbij de digitale ‘retour-afzender’ een cryptische omschrijving is in de vorm van een non delivery report (ndr) of een delivery status notification (dsn).

Er zijn twee varianten van bounces, de soft- en de hard bounce. De soft bounce is gelukkig meestal maar van tijdelijke aard. Bijvoorbeeld omdat de e-mailbox van de ontvanger te vol zit of er een technisch probleem is. De echte uitdagingen zijn de hard bounces. Die vragen gewoon om menselijke aandacht en periodiek onderhoud.

Helaas laten niet alle leden weten dat ze een ander e-mailadres hebben of komen uw berichten bij hun als spam binnen. Mocht je zelf berichten als spam binnen krijgen, dan helpt het om het e-mailadres als persoon aan te maken in je standaard adressenlijst. Je kunt ook “dit is geen spam” selecteren en het bericht naar je inbox slepen. Vaak gaat het een volgende keer dan goed. Dus geef dit advies alvast door aan je ontvangers, de leden.

Terug naar de hard bounces, e-mailadressen die niet meer bestaan, om welke reden dan ook. Om bounces te voorkomen is onderhoud nodig van de data in CRM en CMS-systemen.

Nieuwsbericht help mijn e-mail komen niet aan - 1

Praktische tips om het aantal bounces terug te dringen

  1. Lees je bounce e-mails, creëer een vast proces en maak tijd vrij in je agenda.
  2. Geef opvolging door nieuwe, juiste e-mailadressen te achterhalen en verkeerde te verwijderen. Anders heb je de volgende keer hetzelfde probleem.
  3. Controleer het e-mailadres visueel. Hoe eenvoudig het ook klinkt. Gewoon op naam@domein.extensie.
  4. Ga na of recente e-mails aan het adres wel zijn aangekomen. Dan ligt het in ieder geval niet aan een foutief ingevoerd adres, maar is iemand bijvoorbeeld uit dienst gegaan.
  5. Achterhaal of domein en extensie te herleiden zijn naar een website. Zo kun je snel en eenvoudig de juiste informatie inwinnen.

In ons eigen all-in-one softwaresysteem Livits komen alle online communicatiemogelijkheden in één systeem samen. E-mail is en blijft een belangrijke manier binnen de ledencommunicatie om leden te informeren en valt of staat met goed onderhoud. Het zijn immers de leden van de vereniging die het beste weten of het e-mailadres correct is. 

Natuurlijk zijn we er altijd als je hulp nodig hebt bij de cryptische omschrijvingen die je van mailservers terugkrijgt. Probeer ze vooral te voorkomen!