Digitaliseren is een must

Als ledenorganisatie is het zaak om stevig grip te hebben op het IT-landschap. Alleen al wegens de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben je verplicht om de nodige stappen te nemen. Daarover straks meer. Er is namelijk meer aan de hand. 

Vandaag is het niet meer zo dat je automatisch lid wilt worden van een branche- of beroepsvereniging. Of dat lidmaatschappen als vanzelfsprekend naar de jongere generatie overgaan. Met de komst van internet is er online al erg veel te vinden. Een professionele ledenorganisatie moet zich dus terdege inspannen om aantrekkelijk te blijven voor de leden. Laten zien de jouw vereniging meerwaarde biedt aan de leden. Jezelf aantrekkelijk maken. Om bestaande leden te behouden en om nieuwe leden aan te trekken.

Blog digitaliseren is een must

De AVG

Het verwerken van persoonsgegevens is gebonden aan de nodige, wettelijke regels. Dit, om de privacy te beschermen. Deze regels gelden ook voor verenigingen. Met het simpel opslaan van de Naw-gegevens van de leden val je al onder deze wetgeving. En die is niet mild. Zodra er datalekken ontstaan ben je verplicht om deze te melden. Zelfs als je alleen maar een vermoeden hebt. Doe je het niet, dan loop je het gevaar om een boete te krijgen die kan oplopen tot € 820.000! Niet gering dus. 

Het gaat daarbij niet enkel om het CRM-systeem. Nog bij veel ledenorganisaties zijn er parallel administraties: de ledenadministratie, losse commissies, campagnes en congressen. Overal worden persoonsgegevens verwerkt en ze vallen allemaal onder de AVG. Ben je niet zeker of je alles goed onder controle hebt? Roep dan vandaag nog hulp in.

De vereniging verbindt

Het is natuurlijk niet allemaal narigheid. De ‘core business’ van de vereniging is natuurlijk het verbinden. Leden voor leden. Hoe krijg je dit voor elkaar als de groep groeit? 

Natuurlijk heeft de vereniging een CRM-pakket. Aangevuld met de nodige flows voor inschrijven en uitnodigingen versturen. Maar hoe zit het met de rest? In de meeste gevallen zien we dat het verenigingsbureau vol goede ideeën zit, maar dat tachtig tot negentig procent van de tijd opgaat aan administratieve taken. En dat is natuurlijk zonde.

Digitaliseren geeft meerwaarde

Als professionele ledenorganisatie verwachten de leden ook een digitale presence van je. Website, de passende socialmedia-kanalen en mogelijk ook een nieuwsbrief. Dit kun je, naast de gebruikelijke commissies en congressen, natuurlijk inrichten met allemaal verschillende softwarepakketten. Op zich niets mis mee, maar het kost wel allemaal extra tijd. Die is er meestal niet. De aanpak zorgt er ook voor dat er veel dubbele data te vinden is. Ook daar geldt: zonde van de extra tijd. Wat nu als een lid een ander e-mailadres wil gaan gebruiken? Hoe groot is de kans dat je dit in één van de subsystemen vergeet aan te passen? Precies. 

Onderdeel van een goede digitaliseringsstrategie is dan ook om te werken met context en interesses. De eerste maak je zelf aan, de tweede laat je typisch door de leden zelf aanmaken in een selfserviceportal zoals ledennet. Dat scheelt verwerkingstijd op het verenigingsbureau.

Blog levensduur website

Website, social media en nieuwsbrieven

Om altijd relevant te blijven voor de leden wil je alle informatie die je kunt bieden ook personaliseren. Daar bedoelen we meer mee dan alleen de juiste naam boven een brief of e-mail zetten. Je wilt aan de hand van de bij de selfservice opgegeven interesse van het lid de nieuwsbrief samenstellen. Dan wordt het ineens een waardevol document dat de leden daadwerkelijk lezen. Specifieke nieuwsitems gaan volautomatisch door naar de website en naar de aangegeven socialmedia-kanalen. Alles vanuit het centrale systeem.

Hoe zit het met jouw marketingactiviteiten?

Je zult merken dat leden niet meer automatisch deelnemen aan activiteiten die je organiseert als vereniging. Het lidmaatschap is geen garantie meer voor deelname. Je zult leden dus moeten enthousiasmeren. Opnieuw aantonen waar de meerwaarde zit, dat het de tijd die de leden investeren waard is. Ook dit is een vorm van informeren waarbij de juiste vorm van digitaliseren enorm helpt. 

Een campagne opzetten en mailings versturen aan de juiste doelgroep met één druk op de knop. Een lijst van potentiële deelnemers samenstellen aan de hand van context en interesseprofielen. Toekomstmuziek? Zeker niet. Eerder noodzaak.

Samenwerking en federaties

Iets wat steeds vaker voorkomt, is het ontstaan van samenwerkingen. Dat kan tussen leden zijn, maar nog vaker zien we dat er federaties ontstaan tussen verenigingen. Ook hier kan een goed, digitaal platform ondersteunen. Bijvoorbeeld door leden toe te staan andere leden met een gelijk of vergelijkbaar interesseprofiel te vinden. Of het faciliteren van de communicatie tussen de verenigingen. Opnieuw een belangrijk stuk meerwaarde wat de moderne, professionele ledenorganisatie kan bieden.

Nu of gisteren?

Voor de moderne vereniging is het dus van levensbelang om tijdig over te stappen naar een professioneel systeem waarin niet alleen de leden worden geadministreerd. Het moet ook de faciliteiten bieden voor specifieke verenigingstaken. Commissies en besturen vastleggen. Met een druk op de knop selecties maken of segmenteren. Selfservice aanbieden voor alle leden zodat ze elkaar ook makkelijker kunnen vinden. 

Uit onderzoek is gebleken dat maar liefst 61% van de ledenorganisaties nog niet begonnen is om de verplichte AVG-analyse te starten. Dat is te laat. Hoe langer je wacht, hoe ingrijpender de operatie gaat zijn. Zorg er dus voor dat je klaar bent voor de toekomst.

Mogen wij je helpen?

De overstap van een standaard CRM-systeem naar een gespecialiseerd systeem voor ledenorganisaties lijkt zwaar. Zie er niet teveel tegen op want er is voldoende hulp beschikbaar. Wil je meer weten over de voordelen voor jouw organisatie zijn en hoe je de overstap kunt maken? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder.