Data Verzamelen & Data Driven Besluitvorming voor Verenigingen

‘Data is het nieuwe goud’. Je hebt die uitspraak vast wel een keer voorbij horen komen. Ook voor verenigingen is het waar dat je met data je leden beter kunt bedienen, commerciële doelen haalt en een lobby slimmer organiseert. Maar uit welke databronnen put je? En waar te beginnen als je je eigen goudvoorraad wilt gaan ontdekken? In dit artikel lees je waar je als vereniging begint en waarom.

Nieuwsbericht Data Verzamelen  Data Driven Besluitvorming voor Verenigingen

Meten = weten, maar wat wil je eigenlijk weten?

Wie voor het eerst in de wereld van data-analyse en business intelligence (BI) duikt, kan erg enthousiast worden over alle mogelijkheden. Dus waarom niet gelijk ALLE data verzamelen? Elk detail vastleggen is erg lastig (zowel voor kleine als grote verenigingen) omdat je medewerkers simpelweg niet zoveel tijd hebben. Daarom is het goed om vanaf het begin weloverwogen keuzes te maken, wat gaan we wel en wat gaan we niet doen? Een goed begin is bijvoorbeeld contact met (potentiële) leden vast te leggen in je contactregistratie.

Waarover bellen (potentiële) leden?

Leg vast waarover (potentiële) leden bellen of mailen. In plaats van het hele gesprek op te nemen, kun je een aantal vaste classificaties bedenken. Was het een klacht? Een idee? Of een vraag? En waar ging deze dan over? Krijg je bijvoorbeeld veel vragen over de CAO, dan zou het interessant zij om hier een nieuwsartikel of nieuwsbrief over te schrijven. Pas wel op met overclassificeren. Niemand heeft zin om per vraag een half uur bezig te zijn om alle classificaties in te voeren, daarnaast is daar gewoonweg de tijd niet voor. 

Hoe renderen mijn bijeenkomsten, abonnementen en lidmaatschappen?

Verzamel je al data over je bijeenkomsten? Hoe goed worden ze bezocht? En door wie? Zijn er wellicht bijeenkomsten die kostentechnisch niet meer interessant zijn om te organiseren of zijn er bijeenkomsten die je juist uit moet bouwen gezien het aantal deelnemers? Op eenzelfde manier kun je ook naar abonnementen kijken: Wat zijn de best lopende abonnementen en welke leden maken hier gebruik van? Zijn er wellicht abonnementen waar je meer administratieve kosten aan hebt vergeleken met wat het oplevert? En misschien wel het belangrijkste, je lidmaatschappen: Welke lidmaatschappen lopen het beste maar ook wat zijn de voornaamste redenen waarom leden een lidmaatschap opzeggen?

Nieuwsbericht 3 tips website - Sjoerd 2

Je financiën of Google Analytics koppelen

Nog meer inzicht krijg je als je verschillende databronnen koppelt. 

Enkele voorbeelden:

  • Wat is het percentage van de leden dat dreigt te gaan vertrekken gebaseerd op bijvoorbeeld de verminderde intensiteit van contactmomenten zoals mails. telefoontjes en bijeenkomstbezoeken.
  • Door het financieel pakket te koppelen maak je het financieel rendement van abonnementen, bijeenkomsten, webshop en contributie inzichtelijk en kun je ook inzicht krijgen in de daadwerkelijke betalingen.
  • Wat zijn de best bezochte onderdelen van mijn website en social media door bijvoorbeeld Google Analytics te koppelen. 

Begin weloverwogen met een data-werkgroep

Welke informatie wil je weten en waarom? Brainstorm er een keer over met je collega’s of, nog beter, richt een interne werkgroep op voor data-analyse en business intelligence. Belangrijk is het dat je daar collega’s uit verschillende disciplines bij hebt zitten. Dus bijvoorbeeld een manager, inhoudelijk verantwoordelijke voor Cao's, maar ook iemand die de data daadwerkelijk moet verzamelen. 

Deel de successen!

Deel ook intern wat het resultaat is van het vastleggen van al die data, deel je succes, zodat je collega's weten wat er wordt gedaan met de data die ze elke dag invoeren in jullie systeem. Hierdoor is men ook meer bereid om deze data vast te leggen en om ideeën rondom data-analyse en BI in te brengen.

Meer weten over data en BI voor je vereniging? Download onze ultieme gids over hoe je data inzet om de communicatie en efficiëntie van je vereniging te verbeteren.

Data-driven besluitvorming is tenslotte de toekomst

De organisaties die consistent aan data-analyse doen en deze data laten doorwerken in hun besluitvorming presteren op het gebied van winstgevendheid en productiviteit namelijk 5 á 6% beter dan soortgelijke organisaties die geen data driven besluitvorming hebben. Het onderbuik gevoel wordt aan de directietafels van succesvolle organisaties steeds minder belangrijk en dat loont. (Bron: Brynjolfsson, Hitt en Kim van de universiteiten van Pennsylvania en MIT). 

Wat zijn kerngegevens van leden, waar zijn ze mee bezig, welke toekomstvisie heeft men en hoe kan de vereniging daarbij aansluiten?

Jullie kunnen feiten halen uit de vereniging, zoals die bijvoorbeeld informatie geven over de afname en winstgevendheid van de diensten die jullie aanbieden. Je kunt de mate van betrokkenheid van je leden meten (aanwezigheid tijdens bijeenkomsten, actief in commissies, zoekend op de website, meeschrijvend in fora, et cetera) of de onderwerpen zien waarover leden contact zoeken met de vereniging. Allemaal data die sturingsinformatie opleveren voor de vereniging en bijvoorbeeld kunnen helpen om focus aan te brengen en om leden informatie op maat aan te bieden. 

CCI Groep biedt zowel deze informatie middels haar eigen softwareoplossing, Livits, als middels Google Analytics. Hierin zie je welke pagina’s van je website en ledennet het meest bezocht zijn. Je krijgt inzicht in de meest gebruikte zoekwoorden op je website en ledennet. Of welke bijeenkomst online het meest bezocht is. Ook zie je welke leden het meest actief zijn. Dit is specifieke informatie uit Livits en kan niet uit Google komen. 

Wil je weten welke nieuwsberichten het meest gelezen zijn? Dat kan! Daarnaast heb je inzicht in welke onderwerpen het meest gewaardeerd worden door je leden. Ons systeem Livits biest unieke informatie exclusief op uw vereniging toegepast en is zeer waardevol voor jullie organisatie.

Bekijk onze Business Intelligence tool QlikSense