Alles in je vereniging omgooien vanwege een nieuw softwarepakket?

We komen het helaas nog vaak tegen: Een ledenorganisatie schaft een nieuw softwarepakket aan, maar heeft niet echt nagedacht over hoe het aansluit bij hun belangrijkste bedrijfsprocessen.

Dat levert frustratie op: De software doet niet meer wat medewerkers ervan verwachten of gewend waren. Ze hebben het gevoel dat ze iets opgelegd krijgen, of denken (misschien wel terecht) onzinnige bezigheden te verrichten. Daardoor doen ze hun werk minder efficiënt.

Om dit te voorkomen hebben we vijf tips opgesteld waarmee je nieuwe software voor je vereniging beter laat aansluiten op je bedrijfsprocessen.

Nieuwsbericht 5 tips aansluiten software

1. Allemaal veldjes invullen.. waarom?

Waarom vraag je iemand om bepaalde gegevens te registreren? Dat moet veldje voor veldje glashelder zijn.

Voorbeeld: Minder tijd kwijt aan eenvoudige vragen

In de software vink je per contact met een lid het onderwerp aan. Daardoor signaleer je dat veel leden bellen met eenvoudige vragen over hun lidmaatschap. Door deze informatie duidelijker aan te bieden op de website, vermindert het aantal telefoontjes. Zo houden je medewerkers meer tijd over om zich met ingewikkelde kwesties bezig te houden. 

Voorbeeld: Informatie lidbezoek in contactregistratie

Bij contactregistratie wordt vaak gedacht aan telefonisch contact of contact per mail. Maar ook een werkbezoek aan een lid valt onder die contacten. Wanneer je deze informatie invoert in de software, helpt het collega’s in toekomstige communicatie. ‘Oh, Linda is vorige week bij die en die langs geweest’, vervolgens kun je intern informatie opvragen en richting het lid laten weten dat je op de hoogte bent van wat er speelt.

Voorbeeld: Documenten zorgvuldig registreren

Het nieuwe softwarepakket biedt uitgebreide mogelijkheden voor document management. Dat vergt bij de eerste keer invullen wat uitzoekwerk. Maak duidelijk wat het belang is van goede categorisering en koppeling. Daardoor kunnen collega’s documenten later eenvoudig terugvinden. Is iemand bijvoorbeeld ziek wanneer een vereniging belt om vergaderstukken op te vragen? Dan heb je die toch zo bij de hand.

2. Betrek iedereen bij een software implementatie

“We hebben een nieuw softwarepakket. Volgende week krijgen jullie een training over hoe je er mee omgaat.” 

Dit is zo ongeveer de slechtst mogelijke introductie van nieuwe software. 

Zorg er daarom voor dat je medewerkers van je vereniging vanaf het begin betrekt bij de implementatie van een nieuw pakket. 

Laat ze bijvoorbeeld hun administratieve werkzaamheden stap voor stap beschrijven en vraag hoe dit volgens hen efficiënter zou kunnen.

3. Hoe ondersteunt de software je leden?

Als je wat verder uitzoomt, komt het op het volgende neer: Hoe ondersteunt de software je belangrijkste doel? Bij ledenorganisaties is dat toegevoegde waarde leveren aan je leden. 

Elk onderdeel van de nieuwe aan te schaffen software moet daar direct of indirect aan bijdragen. Breng dat proces in kaart. 

Direct bijvoorbeeld omdat je leden met een goed ingericht ledennet eenvoudiger kunt betrekken bij wat er speelt in de branche. 

Maar de indirecte optimalisatieslagen zijn misschien nog wel belangrijker. Hoeveel tijd houd je over voor je leden als je 30% minder tijd kwijt bent aan administratie?

team,  meeting,  working,  office,  business,  post-it notes,  papers,  startup,  people,  group

4. Wie kent je HELE bedrijfsproces?

Een bekende valkuil is dan ook dat je software vanuit een bepaalde discipline gaat aanschaffen. De legal-afdeling heeft hier behoefte aan, of de backoffice werkt graag met een bepaald pakket. 

Maar het proces is zo sterk als de zwakste schakel. Je wilt voorkomen dat iemand zijn eigen blokje sterker gaat maken ten koste van anderen. 

Zorg er daarom voor dat je twee à drie personen hebt die het hele bedrijfsproces kennen. Dankzij de helikopterview - waarmee je niet alleen de processen, maar ook de overdrachtsmomenten bekijkt - is de kans ook groter dat je voor het juiste alles-in-één-softwarepakket kiest.

Tip: beschrijf het proces zoals het nu is

Voordat je gaat nadenken over waar je naartoe wilt, is het verstandig om de huidige bedrijfsprocessen eerst zorgvuldig in kaart te brengen. 

Vraag bijvoorbeeld aan iemand om stap voor stap te benoemen hoe hij financiële informatie tot factuur verwerkt. Anders heb je de kans dat je cruciale stappen in het proces vergeet. 

5. Leven lang leren? Geldt ook voor je software.

Hoe goed je je bedrijfsprocessen ook in kaart brengt, na de implementatie blijken er altijd zaken beter te kunnen. 

Evalueer daarom een half jaar na implementatie welke onderdelen goed aansluiten bij je bedrijfsprocessen en wat moet worden aangepast. Dit proces kun je daarna het beste elk jaar herhalen.

Conclusie: Implementatie met aandacht voor mensen

Een nieuw softwarepakket mag dus nooit zomaar uit de lucht komen vallen. Je medewerkers willen weten waarom ze veldjes moeten invullen en betrokken worden bij het efficiënter maken van hun werkzaamheden. 

Voorafgaand aan de implementatie wil je dat mensen met kennis over het gehele bedrijfsproces goed kijken hoe ze de overdrachtsmomenten (bijvoorbeeld van financiële informatie tot factuur) soepel kunnen laten lopen. Bovendien moet je na de implementatie blijven evalueren. 

Bij CCI Groep hebben we ruime ervaring met de implementatie van alles-in-een-oplossingen voor ledenorganisaties. We kijken niet alleen naar de techniek, maar juist ook naar de achterliggende bedrijfsprocessen en de mensen die het gaan gebruiken. Benieuwd hoe we je kunnen helpen? Neem gelijk contact met ons op.

Deze blog is geschreven door Andrea Kohlrusch.